Pargas Idrottsförening r.f.
Industrigatan 11
21600 Pargas

 

BESKRIVNING ÖVER BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Pargas idrottsförening behandlar personuppgifter för att bedriva den verksamhet som stipuleras i föreningens stadgar och närmare preciseras i föreningens årliga verksamhetsplan. Personuppgifterna behandlas i föreningens medlemsregister.

Pargas Idrottsförenings medlemsregister upprätthålls genom det webbaserade programmet Seuramappi. Programmet tillhandahålls av M&V Software. Pargas idrottsförening administrerar suveränt de uppgifter som inmatas i programmet och fungerar som registerförare.

 

Syftet med behandlingen av personuppgifter

Uppgifterna i medlemsregistret används för fakturering av medlemsavgifter och övriga avgifter som uppbärs i föreningens verksamhet, för beställning och införskaffande av material och utrustning för medlemmarna i verksamheten, för anskaffande av försäkringar för medlemmar, för anmälning till tävlingar och turneringar som arrangeras av tredje part samt för bokning av kost och logi som hänför sig till resor och utfärder och evenemang i föreningens regi.

 

Personuppgifter som behandlas med stöd av föreningslagen

Föreningen är enligt föreningslagen 3 § 11 skyldig att föra en medlemsförteckning innehållande föreningsmedlemmarnas namn och hemort. Föreningsmedlemmen är enligt föreningslagen skyldig att betala den medlemsavgift som fastställts av föreningens möte. Olika åldersgrupper kan ha olika avgifter. För uppbärandet av medlemsavgift införs i medlemsregistret således även medlemmarnas födelsedatum och kontaktuppgifter. För föreningsmedlemmar som inte fyllt 18 år behandlas i detta syfte även vårdnadshavares kontaktuppgifter.

 

Personuppgifter som behandlas för fullföljande av kontrakt

För fullgörande av kontrakt, såsom genomförande av sådan verksamhet medlemmen anmält sig till, liksom anskaffande av försäkringar, behandlas vid behov även medlemmars personbeteckning samt sådana uppgifter om medlemmars specialdieter, hälsa och kondition som behövs för att garantera medlemmens trygghet under deltagandet i verksamheten.

 

Regelmässiga uppgiftskällor

Vid inskrivning i föreningen samt vid anmälning till föreningens olika verksamheter uppger den registrerade eller dennes vårdnadshavare själv de uppgifter som behövs.

 

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter ur föreningens medlemsregister lämnas i regel inte ut till tredje part. Uppgifter lämnas ut endast då det behövs för fullföljande av kontrakt, såsom deltagande i tävlingar och evenemang som ordnas av tredje part samt för anordnande av kost och logi och annan behövlig service i samband med föreningens verksamhet.

Uppgifter överlåts aldrig för direktmarknadsföring. Föreningen kan dock komma överens med sina samarbetspartners om att förse medlemmarna med information och erbjudanden, men i så fall förverkligas distributionen av föreningen själv.

Föreningen kan efter intresseavvägning publicera föreningens aktiva idrottsutövares namn samt ansvariga funktionärers och anställdas namn och kontaktuppgifter på föreningens webbplats.

 

Principer för skydd av personuppgifter

De medlemsuppgifter som insamlats med stöd av föreningslagen lagras i medlemsregistret så länge personen är medlem i föreningen. Personuppgifter som insamlats för fullföljande av kontrakt lagras så länge det är nödvändigt för själva uppdragets utförande samt eventuella utredningar som följer på avslutat uppdrag, dock högst ett år. Enbart de medlemmar som av föreningens centralstyrelse beviljats administratörsrätt i medlemsregistret har tillgång till registrets samlade uppgifter med hjälp av personligt användarnamn och lösenord.

 

Granskningsrätt och korrigering av uppgifter

En registrerad i föreningens medlemsregister har rätt att, efter att ha meddelat de fakta som behövs för att söka en uppgift, få veta vilka uppgifter om honom eller henne som har registrerats i registret eller att registret inte innehåller uppgifter om personen i fråga.

En registrerad som önskar kontrollera uppgifter om sig själv enligt ovanstående stycke, bör i en egenhändigt undertecknad eller på ett därmed jämförbart sätt bestyrkt handling, göra en begäran om detta till registerföraren.

Registerföraren rättar, utplånar eller kompletterar uppgifter som med hänsyn till ändamålet är oriktiga, onödiga, bristfälliga eller föråldrade. Rättelser görs, på eget initiativ eller på yrkande av en registrerad, utan obefogat dröjsmål. Om registerföraren inte godkänner den registrerades yrkan på rättelse av en uppgift, ger registerföraren ett skriftligt intyg om detta, i vilket även skälet till nekandet meddelas.